Deine Aufgaben
Du bist eine wertvolle Unterstützung bei Teamassistenz- und Office-Management-Aufgaben:
- Du verantwortest die Planung und Koordination von wichtigen internen und externen Meetings, wie z.B. Kundentermine, Vorstellungsgespräche etc., inkl. Vor- und Nachbereitung
- Du bist die erste Anlaufstelle für das Team für alle administrativen Aufgaben wie z.B. Raumbuchungen, Catering, Dienstreisen, Buchungsprozessen o.ä.
- Du wirkst bei der Erstellung von Präsentationen mit (Recherche, Quality Checks etc.)
- Du übernimmst die Planung von Teamevents und Veranstaltungen
- Du verantwortest das Office Management inkl. wichtiger Bestellungen rund um Catering, Technik, Büromaterial etc.) in unseren Büro-Räumlichkeiten uns bildest die Schnittstelle zu externen und internen Dienstleistern
- Du unterstützt bei der Pflege von internen Datenbanken und Online-Tools (wie. z.B. die Datenerfassung in unserem CRM-System, Newsletter-Versand, Webseite, Sammelpostfächern usw.)
Dein Profil
Mehr Informationen zum IPAI findest du auf unserer Website: https://ip.ai
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d), o.ä.)
- Du konntest bereits relevante Berufserfahrung als Teamassistenz, Office ManagerIn oder in einem Sekretariat in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld sammeln
- Du kommunizierst sicher, professionell und modern und entsprechend des jeweiligen Settings
- Dich zeichnen eine selbstständige und schnelle Arbeitsweise, dein großes Organisationstalent, Diskretion und dein Auge fürs Detail aus
- Du denkst immer mit, kannst gut priorisieren und lässt dich so schnell nicht aus der Ruhe bringen.
- Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift