Executive Assistant IPAI (m/w/d)

Mitarbeiter in einem Workshop

  • Standort

    Im Zukunftspark 11/13
    74076 Heilbronn

  • Abteilung

    Verwaltung / Sekretariat

  • Einstiegslevel

    Berufseinsteiger

  • Arbeitsmodell

    Vollzeit

  • Stellen-ID

    5147

Du möchtest den Aufbau von IPAI aktiv und hands-on mitgestalten?

Als Innovationsplattform für angewandte KI verfolgen wir das Ziel, Künstliche Intelligenz in Unternehmen und Institutionen erfolgreich in die Anwendung zu bringen. Mit IPAI haben wir uns die Ambition gesetzt, das “Global Home of Human AI” zu werden. Wir schaffen einen Raum für erfolgreiche KI-Transformation und Kollaboration, wodurch wir weiteres Momentum für einen echten KI-Hotspot in Europa generieren.

In deiner  Rolle als Executive Assistant (m/w/d) bist du eine wichtige Instanz des Management Office-Teams und arbeitest eng mit dem Management (insbes. CEO und CFO), dem Chief of Staff- Team und allen Fachbereichen zusammen. Neben dem operativen Tagesgeschäft gewinnst du spannende Einblicke in strategische Projekte. 

Deine Aufgaben

  • Plane und koordiniere Termine, Meetings und Gremienformate für CEO & CFO- inklusive Vor- und Nachbereitung
  • Unterstützte das Management Office bei der Koordination strategischer Projekte und bereite Projekttermine sowie Workshops vor  
  • Erstelle und überarbeite Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management und prüfe diese auf Vollständigkeit,  Verständlichkeit sowie eine einheitliche Darstellung
  • Behalte Kalender und Postfächer im Blick, bereite Korrespondenzen vor und koordiniere organisatorischen Anliegen von Dienstreisen und weiteren Buchungen
  • Steuere das Office Management von Bestellungen für Catering, Technik und Büromaterial bis zur Organisation von
  • Unterstütze bei der Organisation von unseren IPAI- und Teamevents

Dein Profil

  • Du hast dein Studium im Bereich Betriebswirtschaft abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit
  • Du stehst am Anfang deiner beruflichen Laufbahn und möchtest sowohl organisatorische Aufgaben als auch die Zuarbeit im Management Office übernehmen
  • Du zeichnest dich durch dein Organisationstalent, deine Diskretion und dein Auge fürs Detail aus
  • Du hast Freude daran, Informationen, Präsentation und Unterlagen verständlich als auch übersichtlich und ansprechend zu gestalten
  • Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch klar, professionell und situationsgerecht
  • Du gehst sicher mit gängigen digitalen Tools wie z.B. Google Workspace um
  • Du bringst Eigeninitiative und eine zuverlässige Arbeitsweise mit - und hast Lust dich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln

Unsere Benefits

Dein Bewerbungsprozess im Überblick

1

Bewerbung

Wir lieben die Einfachheit. Bewirb dich schnell und unkompliziert digital, gerne auch ohne Registrierung.
2

Checkup

Gemeinsam mit dem zuständigen Fachbereich werfen wir einen Blick in deine Unterlagen.
3

Kennenlernen

Bei einem ersten Kennenlernen liegt der Fokus sowohl auf deiner Persönlichkeit als auch auf deiner fachlichen Eignung.
4

Vertragsangebot

Haben wir uns gegenseitig überzeugt? Dann ist dein Arbeitsvertrag digital per Mail auf dem Weg zu dir.
5

Willkommen

Dein erster Arbeitstag bei uns steht an und dein individuelles Onboarding im Team startet. Wir freuen uns auf dich!

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