Office Administrator - Dublin ^(m/w/d)

Frau steht lächelnd vor einem Stuhl im Studio vor einem hellblauen Hintergrund

Standort
East Wall Road
D03 DK29 Dublin
Abteilung
Verwaltung / Sekretariat
Einstieg
Berufserfahrene
Arbeitsmodell
Vollzeit
Stellen-ID
2727

Die SG Finance & Treasury Limited mit Sitz in Dublin 3 ist der zentrale Finanzdienstleister der Unternehmen der Schwarz Gruppe. Als größtes Einzelhandelsunternehmen Europas sind die Unternehmen der Schwarz Gruppe mit ihren beiden starken Marken Lidl und Kaufland in über 11.000 Filialen weltweit präsent. Wir bieten dir die Chance, als Schlüsselfigur Teil eines starken Teams zu werden und sich innerhalb der Unternehmen der Schwarz Gruppe beruflich zu entfalten und weiterzuentwickeln.

Als Office Administrator (m/w/d) bist du die zentrale Ansprechperson für unser Büro in Dublin und bildest die Schnittstelle zwischen kaufmännischer Verwaltung und Gebäudemanagement.

Deine Aufgaben

Büroorganisation: Aufrechterhaltung eines professionellen Büroumfelds und Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe.
Administrative Unterstützung: Unterstützung des Führungsteams bei der Erstellung von Dokumenten, einschließlich Präsentationen auf Vorstandsebene und Sitzungsprotokollen. Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben, wie z. B. die Reisekostenabrechnung.
Gebäudemanagement & Sicherheit: Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung, Steuerung von Reinigungs- und Sicherheitsdiensten sowie Überwachung der Beschaffung von Büromaterial. Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
Vertragsmanagement: Verwaltung der digitalen Ablage und Archivierung; Sicherstellung, dass Verträge und Unterlagen sicher gespeichert und effizient organisiert sind.
Koordination: Kalendermanagement, Terminplanung und Ansprechperson für externe Dienstleister.

Dein Profil

Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle oder in einer Assistenzfunktion.
Ausbildung: Ein Abschluss in Betriebswirtschaftslehre (BWL), eine relevante berufliche Zertifizierung oder vergleichbare praktische Erfahrung.
Technische Kenntnisse: Ausgeprägte digitale Kompetenz, insbesondere mit der Google Workspace (Gmail, Docs, Slides, Sheets).
Kommunikationsfähigkeit: Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift; fließende Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
Mentalität: Eine positive, proaktive Einstellung mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und Liebe zum Detail.